都市修真归来:办公室工作感悟

来源:百度文库 编辑:八卦问答 时间:2020/03/31 15:41:19
办公室工作感悟

 

在椒江工作快两个月了,角色的变化带来角度的变化,职位的变化带来收入的变化,领导要求的变化带来思想观念的变化,工作性质的变化带来行为方式的变化。短短的两个月,一闪而过;短短的两个月,历练很多。人,总是在不同的舞台上华美出场,绚丽上演。归纳总结两个月工作中的些许感悟,发现这个新角色竟有如此多的挑战和价值。                         

   

    1、办公室主任的最高境界是“八面玲珑”。用行话说就是“承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方”。新人刚入道,与同业的几位前辈聚会,他们对我的教导都离不开“八面玲珑”这四个字。领悟好这四个字,就可以稳妥地坐在这个位子上,否则,成了众矢之的就好景不长。

 

    2、办公室主任要明确自身定位。不管面临多少服务对象,但真正的服务对象只有一个,那就是你的大领导。所以,大领导交办的事就是圣旨。无论事情大与小,必须在第一时间完成,既要表现出执行力,又要表现出高质量和高效率。大领导交办的事情不要等到他来催,这样你就很被动,更不要等到他催你第二次和第三次,那样领导就会认为你的能力有限,不胜任这份工作。如果好几件事情都是这样,办公室主任的位子就岌岌可危了。

 

    3、办公室主任要具备在多任务状态下忙而不乱、游刃有余的能力。办公室主任几乎每天同时面临诸多任务,上级安排的、地方党政部门安排的、监管部门安排的、公安、消防等相关部门安排的、本单位各位领导安排的、本单位各部门需要办公室配合的工作等等,在头绪繁杂的诸多工作像潮水般袭来的时候,要做到不断提高工作效率,合理利用时间,搞好统筹协调,把握好重点和主次,绝不能顾此失彼,更不能遗漏工作。

 

    4、办公室主任一定要养成良好的工作习惯。一是每件事情无论大小都列出备忘清单,做完的打个勾,备忘清单随时可以起到提醒作用。二是任何时候到领导办公室都要带上笔记本。因为一踏进领导办公室就不知道他突然又想起什么事情要安排你,而且很可能安排好多件事情,你总不会有那么好的记忆力一件不差地记在脑子里,你也总不能再出去取笔记本。还有一个秘密是,即使你能够记得住领导说了些什么,也要装腔作势地在笔记本上写写画画,我多年的办公室工作经验证明,几乎百分之百的领导喜欢勤于做笔记的员工,他说什么你记什么,至少让领导觉得你很尊重他。三是外出时随身带纸和笔。领导外出,说不定什么时候就打你电话安排工作,而且很可能是在吃饭的时候,你就不像是在办公室里那么方便地记录,此时随身携带的纸和笔就能帮上大忙。记笔记其实也是一种严谨的工作态度,不做笔记,对领导安排的事情只是知其大意,但做笔记,认真推敲领导的语言,其实是很有讲究的,只是一般人不会这么深入。

 

    5、办公室主任要善于沟通、善于汇报。尤其是要高度重视与领导的信息沟通和反馈,把握好向领导汇报工作的时机、时间、节奏和频率。大小决策不要自作主张,再小的事,也要征得领导的同意和认可,因为再小的事也可能由于自己思维的局限而出疏漏,虽不能事事汇报,但也要勤于汇报。你不汇报,领导就不知道你在做什么,即使知道你做什么,也不知道你做到什么样的程度和怎么样的深度。而且,领导的主要信息来源应该是来自办公室主任,办公室主任在信息传导上的不到位,也就是工作上的失职。我过去做下属的时候,以为该自己做的事自己做好就行了,没必要整天向领导汇报,现在角色变换后明白了,其实领导很喜欢下属向自己汇报工作。经常向领导汇报工作的好处:一是领导认为你尊重他;二是领导都有虚荣心;三是领导在工作中确实需要掌握和了解下属开展的具体工作。当然汇报工作必须事先准备充分,要言简意赅,条理清楚,不耽误领导的时间,更不能云里雾里说了半天领导不知道你在说什么。汇报既有书面汇报,也有口头汇报,要有效地利用这两种不同的汇报形式来为自己的工作争取主动。

 

    6、办公室主任既要服务领导,更要服从领导。当自己的想法和领导的想法不一致时,一定要按照领导的意图来办理和执行,并虚心恭敬地听取领导的教导,千万不要为了在领导面前显示自己的能力和水平而去发表一些与领导想法相左的观点,尽管当时领导不会对你怎么样,但是心里已经埋下了今后报复你的种子,某一天这个种子一定会发芽。不听领导的话,不服从领导的安排,不能很好地理解领导的意图,让领导在你面前显得尴尬,领导就会让你今后的人生过得尴尬。我过去在这方面有过非常深刻的教训,领导想报复你,那是随时随地、无处不可的。因此,和谁过不去,也不要和领导过不去;看什么不顺眼,也不要看钱不顺眼。领导是能够决定你前途、地位、收入、待遇等一切最现实境况的有权人。领导宁愿看到一个平庸的顺从者,也不愿意看到一个高傲的对立者。

 

    7、办公室主任是个能屈能伸的角色。该硬的时候要无比坚硬,该软的时候要柔和似水,让别人摸不透你的心思和想法。但是有一点,不管对谁,必须要有一个好态度,对领导有好态度,领导就不会刁难你;对同事有好态度,同事就会尊重你;对外单位的人有好态度,他就对你这个单位有好印象。处事是一门最复杂的学问,能屈能伸、刚柔并济需要多少的修炼才能达到此般境界。

 

    8、办公室主任要有充沛的体力和旺盛的精力。我原先单位的办公室主任,也是我的直接领导,他经常中午不吃饭,不午休,我觉得不可思议,现在,当我每天忙得连轴转,经常顾不上吃午饭的时候,我就明白,原来不吃饭、不午休、不喝水、不品咖啡,照样可以精力充沛地完成下午的工作。

 

    9、办公室主任要多操心,操闲心。办公室的工作性质和其他部门完全不同,其他部门只要做好各自的专业工作就可以了,但办公室主任,里里外外、大大小小的事情都得去操心。领导考虑不到的你要考虑到,以便及时提醒领导该开展某项工作了。不属于任何部门去操心的事,那一定是要办公室来操心的。一个结论是:别人不做的事,办公室都得去做,别人没想到的事,办公室主任首先要想到。

 

    10、办公室主任要多才多艺、学识广博,但要把握好表现时机。办公室主任经常陪领导出差、陪客人吃饭。在酒席上或是车厢里,不能太沉默,也不能话太多。领导谈起的话题,办公室主任要无所不知,既能表现出你的知识面,又不能抢领导的风头。一个原则是:保持低调,不张扬;适时表现,不过火。你真有能力,别人会看得到,别人说你好比自夸和自荐的效果要更好。

 

    11、办公室主任要善于察言观色。领导还没说,你就知道领导想要说什么;领导还没做,你就知道领导要做什么。办公室主任要当好传声筒,领导不便说的话,让你来说一下;领导不便做的事,你去做一下。办公室主任还要有高度的保密意识,别人能说的话,办公室主任不能说;该说的话,一定要说;不该说的话,坚决不说;该做的事,要做到位;不该做的事,坚决不做;不该看的不看,看见了假装没看见;该知道的要知道,不该知道的要假装不知道。有时候不要非让领导说得那么直白,领导是有身份的,他是要面子的,办公室主任要能很好地领会领导的意图,然后去及时办理。

 

    12、办公室主任在某些时候其实很好当。领导身边需要有一个倾听者,有些话,领导不能对别人说,办公室主任就充当了这个最佳倾听者的角色,虽然伴君如伴虎,但只要虔诚地聆听,恭敬地记录,满足了领导想发表自己观点的欲望就行了。领导有时候在不同的场合重复同样的话,那你就不厌其烦地听,尤其是在领导心情好的时候,就让他海阔天空地高谈阔论去吧,你只要做一个轻松惬意的倾听者就足够了。

 

    13、办公室主任要有高度的政治敏感性,善于化解矛盾。如果一个单位里江湖气太重,拉帮结派,门户林立,四分五裂,各自为政,那办公室主任就是大领导的心腹,虽然这个角色有点尴尬,容易成为其他领导对大领导发怨气的挡箭牌和替罪羊,但和大领导保持一心,总是一个不错的选择。如果一个单位领导班子还算团结,那办公室主任这个位子相对来说也就好坐得多。很多时候,办公室主任是润滑油,要善于化解与调和来自不同方位和不同层次的矛盾,水平高不高,就看你化解矛盾的能力强不强。

 

    14、办公室最难的事还是给领导写材料。其他事情与写材料相比难度系数明显降低,因为写材料需要具备专业能力、分析能力、逻辑能力、判断能力、统筹能力、综合能力、语言驾驭能力、政策领悟能力、领导意图的把握能力等多方面的素质。而其他诸如后勤、采购、基建、装修、企划、广告、招聘、培训、保卫等办公室工作大多是操作性事务,不需要费太多的脑细胞去冥思苦想,也不需要花太多的时间在静悄悄的夜里孤灯清影、挑灯奋战。就算是基建、装修、企划、广告等工作的专业性很强,但又不用你去画图纸,不用你去搞设计,无非是单位花钱,你去联系一下广告公司或是设计公司,花钱的事情很多人愿意去干,写材料的事情很少有人主动去干。过去给领导写材料,经历了多年文字组合的繁杂和折腾,现在订酒店、买东西、招兵买马、请客吃饭这些事,与给领导写材料的痛苦相比那简直是倍感轻松。事情有难易,岗位分价值,什么样的事情需要好多年的磨练后才能拿得出手,什么样的岗位其价值贡献度就更大,什么样的事情一教就会,那这样的岗位就缺乏核心竞争力,一旦有合适的人选,你就会被无情地淘汰。

 

    15、办公室主任看似不需要专业性,但这个岗位所要求的专业性其实更抽象,更有难度。这里说的专业性分两个层次:一是办公室本部门的专业性。办公室虽然是个综合性部门,事情烦杂,看似没有专业性,但实际上有它非常独特的专业性。公文文种的选择、信息流转的程序、文字材料的套路、档案管理的标准、后勤保障的高效、综合协调的分寸等等,都体现很强的专业性,就算是请客,也要搞清楚请什么人该喝什么酒,喝得太贵,超支了,喝得便宜,客人不满意了。饭后买单时机的把握也很重要,买得早了,说不定还要上酒,等大家起身离席时才买单就晚了,这样领导就会等,显得尴尬。二是其他各部门的专业性。虽说不要求办公室主任太懂其他部门的专业,但也不能不懂。太懂了,让别人没面子,太不懂,让自己没面子。所以,有时候,即使是懂,也要装一下不懂,即使不懂,也要装一下懂。运用之妙,存乎一心。

 

    16、办公室主任要做到点滴不漏,尤其是不能出事。因为任何一件小事的疏漏都会产生严重的后果,而这件小事所产生的不良后果足以抵消掉你以前千辛万苦付出的所有努力。在办公室工作久了,这方面都会有太多的教训,大事小事确保不能出事,一旦出事,小事就变成了大事。接下来就是批评、问责、通报、处分等一系列的后续麻烦。

 

    17、办公室主任要注重细节,比别人多个心眼。比如在接待方面,一要弄清对方的职务。对方的职务决定我方的重视程度。什么样的客人需要大领导下去迎接,什么样的客人需要其他领导迎接,什么样的客人办公室主任下去迎接就行了,什么样的客人不需要迎接,都有讲究。不需要迎接的迎接了,那显得我单位层次不高,需要迎接的没迎接,那麻烦就大了。二要随时联系对方的到达时间。对方的准确到达时间决定我方领导的下楼时间。下去得太早,自己领导等得烦,下去得太晚,对方客人已经到达,他就认为你怠慢了他。三是欢迎牌、台签、会标、名片、汇报材料、香烟、水果、订房间、订酒店等诸多细小的准备工作都要考虑周全,包括客人在会议室就坐后我方工作人员什么时候倒茶、以什么样的姿势去倒、水倒杯子的几分之几等基本礼仪,都体现一个单位的整体形象,任何一个环节的不顺畅都是接待的不成功。我现在单位的领导就非常关注细节,对我走路的姿势、领带的打法都有要求,他认为这些细节都代表我们单位的形象,尤其是我这个岗位。很多时候真是这样:对一项事业来说,细节决定成败;对一个人来说,细节决定命运。我在人员招聘时,看到有人寄来的简历,是墨粉不足的复印机印出来的字迹模糊的复印件,这样的简历我看都不看直接淘汰,你在制作自己的求职简历时连找一家印刷效果好的复印店的耐心和诚意都没有,你又如何能把今后的工作做深做细呢?

 

    18、办公室主任做人要诚实,处事要诚信。我这里说的诚实和诚信是指与你顶头上司也就是单位大领导的交往原则。在诸多工作和无数个环节中,难免有疏漏和差错,甚至会出问题。万一出了问题,不要掩盖,更不要欺骗领导,也不要找很多的借口,对领导而言,有了问题就是你的责任,再找花言巧语的借口也没什么实际意义。领导在官场混了那么多年,你能哄得了他吗?你现在的这点能力和层次,他都经历过。就算是哄过了初一,也哄不过十五,与其徒劳无益地找借口,找理由,不如干脆实事求是,承认错误,以你的诚信来赢得他对你的信任。这样做的另一个好处,也恰好成就你职场上敢于担当的良好品行。这样的人,一般不会吃亏,往往是自作聪明和耍小聪明的人聪明反被聪明误。

 

    19、办公室主任要有涵养、有能够承受委屈和责骂的抗压能力。领导发火,你就是炮灰,因为有时候领导不是什么人也能够骂的,但办公室主任是一定能够骂的。这就是角色的差异。办公室的工作,十件事情做好九件也没有功劳,那是应该的,但有一件做不好就要挨骂。所以办公室主任要有能够承受领导批评的心态和胸怀,在委屈中一过了之,千万不能和领导计较,更不能顶撞,那样的结果只能是对自己极其不利。事实上,领导如果对你发火了,或是冤枉了你,他过后内心里也会有所愧疚,他知道你在A事情上吃亏了、受苦了,他会在B事情上让你受益,给你补偿。领导绝对没有你想象的那么傻,只是一切都在不言中。

 

    20、办公室主任是靠自身能力吃饭的。每个人的生存都有不同的技能、特长和背景,而我在没有外界力量可以依靠的先天劣势下,只能靠自己。我做这个工作只有一个目标:那就是,不管局面多棘手,形势多严峻,关系多复杂,问题多困惑,只要把目标简化为“竭尽全力做好本职工作”就行了。做好工作的标准首先是让自己满意,然后让领导满意。领导对我满意了,那我就成功了。办公室主任与领导的关系一定程度上就是职业经理人与老板的关系,职业经理人的唯一标准就是把自己在授权范围内的事情做好,让老板满意。那办公室主任的唯一目标也就是让领导欣赏、让领导满意、进而让领导对你有依赖感。

 

    能做到以上20个方面,就是一个非常称职的办公室主任了。也不知自己的坚持能够到何时,自己的付出能够得到多大的认可,但是我在工作中,一直都相信自己的能力,不管面临多大的压力和多重的任务,都圆满完成各项工作,切实履行好自己身上的这份责任,当好表率,起好带头作用,对得起领导对我的信任,也不辜负领导对我的期望,做到问心无愧,全力以赴。

   

    一直疯忙,博客也有所荒芜,今晚终于抽出时间,记录近期工作的感悟,供我自己不断修行,也供有志于从事我这份工作的新人借鉴。

 

                                            帖俊峰写于2011年1月26日21:48